五年間的電郵

無意間找到四年前的 email folders，當年就只有這十餘個 folders，分類沒有整齊的架構，卻與今日一樣的按著 projects 去分。如今，我的電郵裡已有二三百個 folders，回看四年前已著手花時間去 file 那些電郵，算是有點先見之明吧，哈哈。

電郵分類的方法有很多，其重要性似乎被人看低，以致 MacWorld UK 也開文章談論，網上也不乏這類文章，但讀過的又有幾多人？我也是近期才閱讀這些文章。

按發件者分 folders是其中一個我無法接受的方法。我無法理解當需要翻查舊電郵時，使用者該如何著手、如何查出整件事情的來龍去脈。莫非使用者需要先想起是誰發的電郵（否則他往哪個 folder 找？），然後又在各 folders（發件者）裡穿插，才能夠看到整個發展吧？工作上，我從來沒運用過這方法，因為點按一下 "Sender" 就可以把某君的電郵 group 起來了。這方法大概只適合管理個人與某單一對象的電郵。

按年份、季度、或月份分 folders 也是一個常見的做法。這做法可圈可點，它最適合快速修復 Outlook 和 Outlook Express 因過多電郵而掛掉的情況，尤其是施行修復者並非使用者（即是 I.T. Support），但對使用者的 productive 可謂毫無幫助，因為各大小 projects，只要是同期，都混合在一起。六七年前我也用過這方法，幸好當時就只有一個 project，也明白這方法簡單易用之處。

及後工作上接觸的 projects 多了，而且越來越多同期進行的 projects，按 projects 分 folders 的方法在大勢下漸漸形成。日常工作裡証明這方法的強大：無論在跟進還是搜尋上都特別的快速、容易、清晰。這方法的最大短處是消耗極多的時間進行管理，包括將電郵搬動至合適的 folder、介定各電郵所屬的 folder、決定何時建立新 folder 及其定義、需要其他人的配合、如何應付一個電郵裡同時討論多個 projects 等等。

若然手上有三五七年的工作電郵需要被管理，處理中、處理過的 projects 過百上千（甚至成千上萬），隨時隨地需要追尋昔日電郵，你大概也會像我一樣吧，花不少心機精神，為的是要選擇最好的電郵管理方法。而且你會發現，與其等三五七年後才為整理成千上萬封電郵而頭痕，及早趁著只有少量電郵時，花幾天找出最好的管理方法，是工作裡一件多重要的「工作」。